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  • Photo du rédacteurOlivier Mégean

L’IA générative au service du cash !

Dernière mise à jour : 9 janv.

La gestion de trésorerie est vitale pour une (très) large majorité des petites et moyennes entreprises. Or, ChatGPT et les IA génératives s’avèrent particulièrement utiles et efficaces dans le domaine de la comptabilité et des règlements clients. Arrêtons-nous un instant sur le recouvrement de créances avec ChatGPT et le choc de productivité qu’il rend possible…

 



L'intelligence artificielle s’applique particulièrement bien à la comptabilité. C’est notamment le cas dans la gestion des balances âgées et le recouvrement de créances. 

 

Supposons que vous soyez une entreprise qui a 100 clients et que votre direction générale ait besoin d’un rapport sur l’historique des comptes clients afin de mettre en œuvre des mesures de recouvrement permettant de réduire le délai moyen des paiements.

 

Comme la plupart des comptables qui effectuent ce type de tâche, vous disposez de l’information de base (date de facture, échéance de règlement prévue et date de règlement effectif ou non) au format Excel (ou .csv). La première étape consiste alors à télécharger votre Excel brut sur ChatGPT Plus. Pour cette étape, je recommande très fortement d’anonymiser les noms des entreprises clients car il n’y a pas de garantie (réelle) donnée par OpenAI (le fondateur de ChatGPT) sur la confidentialité des données. 

 

Ensuite, c’est ChatGPT qui va prendre la main. Vous allez lui demander de décrire l’information contenue dans votre fichier et lui dire quelle est votre fonction dans l’entreprise et ce que vous cherchez à faire : un rapport pour votre direction générale. C’est la précision du contexte.

 

Une fois cette étape franchie, vous allez préciser à ChatGPT la structure du rapport que vous entendez produire pour votre direction générale. Il s’agit d’un agrégat qui, par exemple, doit prendre en compte les tendances, les comportements spécifiques de certains clients (ceux qui pèsent lourd), le délai moyen de règlement ou les dépassements constatés.

 

Vous allez demander à ChatGPT de structurer sa réponse sous la forme d’un fichier Excel (ou csv.) qu’il va mettre à votre disposition (version ChatGPT Plus). Une fois cet agrégat finalisé, vous allez demander à ChatGPT de rédiger le rapport d’analyse. Vous pouvez très facilement préciser les formats, la typo, le style d’écriture à travers votre instruction (prompt).

 

Le rapport ChatGPT peut vous être transmis au format pdf, word ou … ce que vous préférez (vous ou votre direction générale). Comme il s’agit d’un rapport, vous pouvez souhaiter y intégrer des graphiques ou des tableaux. Un an après le lancement de ChatGPT, ce dernier peut générer du texte avec des tableaux et des graphiques. La maîtrise du prompt peut parfois être compliquée pour obtenir un résultat optimum.

 

Vous allez ensuite demander à ChatGPT de vous proposer des actions correctives dans l’objectif d’améliorer votre balance âgée. C’est la meilleure façon de définir la nature des messages personnalisés qui vont être rédigés par ChatGPT et planifier leurs dates d’envoi.

 

Au-delà de ces actions (création de rapport et préparation des actions correctives), l’IA permet d'analyser le comportement de paiement des clients et d’anticiper les retards.

Vous pourrez ainsi mettre en place des stratégies de recouvrement proactives et personnalisées, augmentant les chances de paiement en temps opportun.

 

Cash is king! 

Il faut tester ces outils pour être capable de les maîtriser et c’est bien la démarche « essai-erreur » qui est la plus efficace tant les limites de ces Chatbots peuvent être difficiles à cerner. Je recommande de paramétrer un GPT spécifique pour ces tâches qui sera réutilisable très facilement aussi longtemps que les règles sous-jacentes à son fonctionnement ne sont pas modifiées.

 

Attention toutefois ! Malgré ses avantages, l'intégration de l'IA dans la comptabilité et le recouvrement de créances pose des défis, notamment en matière de confidentialité des données et de dépendance aux algorithmes. Il faut systématiquement vérifier l’information produite par ChatGPT avant de la diffuser. 

 

Il est essentiel que les entreprises abordent ces questions avec prudence et responsabilité.


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