Lorsqu’on aborde le sujet des frais professionnels, le traitement des justificatifs constitue souvent une tâche chronophage (voire pénible) et est sujette aux erreurs. Or, il est désormais possible, avec ChatGPT, de concevoir une solution automatisée, rapide et fiable. Voici comment créer votre GPT perso …
Votre assistant perso vise à simplifier la gestion des justificatifs en intégrant la capture et le traitement de photos de tickets papiers, ainsi que celui de factures numériques au format Pdf (ou Jpeg). Créer votre assistant GPT « Notes de Frais » permettra de générer un tableau récapitulatif clair comprenant les informations essentielles, telles que la date, le descriptif et le montant TTC, tout en calculant automatiquement le total des dépenses pour un suivi rapide et précis. Votre GPT « Notes de Frais » saura traiter des formats variés (images et Pdf) et d'adapter les données extraites à des outils standards comme CSV ou Excel, pour une intégration facile aux processus existants.
L’extraction automatique des données grâce à l’intelligence artificielle repose sur deux technologies majeures : la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement du langage naturel (NLP). L’OCR, via des outils comme Tesseract, permet de convertir des images ou des fichiers Pdf en texte brut, même dans des cas complexes tels que des tickets froissés, des impressions de mauvaise qualité ou des documents multilingues. Ensuite, le NLP intervient pour identifier les informations clés comme les dates (détection des formats standards, par exemple 16/12/2024 ou 16th Dec 2024), les descriptifs (mots-clés typiques tels que SNCF, Restaurant, Uber, etc.), les montants TTC ou encore, si vous le souhaitez, les lignes spécifiques à la TVA. Cette combinaison de technologies assure, en général, une bonne extraction des données.
Les informations sont alors regroupées dans un tableau clair, standardisé, présentant les principales catégories : date, descriptif et montant TTC. Un calcul automatique en bas du tableau permet d’obtenir rapidement le total des dépenses. Par ailleurs, une gestion des erreurs est prévue : l’utilisateur peut intervenir pour corriger ou compléter les données extraites, comme ajouter une date manquante ou modifier un montant incorrect, assurant ainsi la fiabilité des résultats.
Le tableau est généré en temps réel après traitement et un bouton permet de télécharger les données en CSV ou Excel.
Vous pouvez directement cliquer sur le tableau pour modifier ou ajouter des informations. Si nécessaire, vous pouvez, grâce au NLP, classer chaque dépense dans une catégorie spécifique, comme par exemple : Transport, Hébergement, Restauration, etc…
Si vous voulez améliorer votre GPT « Notes de frais », c’est possible !
Il faut l’entraîner (lui montrer) avec des justificatifs annotés (comme des tickets froissés, des devises étrangères, etc.).
Il est indispensable de procéder à des tests avant le déploiement de la solution !
En effet, la validation technique est essentielle. Elle consiste principalement à vérifier la précision de l’OCR pour des justificatifs complexes et à tester l’identification correcte des données (date, montant, descriptif).
Automatiser la gestion des justificatifs de frais représente un atout majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus internes. En combinant des technologies avancées comme l’OCR et le NLP avec une interface intuitive, cet outil répond aux besoins d’efficacité et de précision. Sa flexibilité et ses fonctionnalités avancées en font une solution incontournable pour les professionnels.